紙ベースの運用からの脱却に向けて

導入サービス概要

従来ペーパーで運用していた施設利用券発行をスマホアプリで電子化するサービス。
入場データを集計し社員の施設利用状況を分析することにより、今後の施設利用方針も検討できる。

導入の背景と課題

西武グループでは、会社共通の福利厚生制度としてグループの施設を割引利用できる制度があります。その制度の利便性向上を図りたいというのがシステム導入の出発点です。
本サービスを導入する前は、紙ベースで運用しており、複数の配布物の発行や印刷が非常に煩雑で、配布にも手間がかかり、従業員の手元に届くまで多くの時間を要していました。
グループ各社に対して２年毎に従業員数を確認し、施設利用券と家族証明のための施設利用要領を発行していました。施設利用券には、家族氏名等を利用者自身に記入してもらい、窓口で１枚ずつ回収する形式となっており、印刷、配布、費用按分などの担当者の業務量の多さが課題となっていました。
また、施設利用券や施設利用要領紛失時の問い合わせも多く、再発行の手続き業務も大きな負担となっていました。

煩雑な業務を解消してくれた

システム導入を検討するにあたり、２社に提案を依頼し、以下３点につき重点的に比較検討を行いました。

①管理業務の負担がどの程度減るか(裏側の仕組みがきちんとあるか)
②利便性向上
③費用面

費用面を考慮しつつ、利便性向上や管理業務軽減を実現できるのかということに重点を置いて検討を進めました。
最大の焦点となる「管理業務の負担削減」の課題に、いち早く、しかも的確に提案や助言をいただいたのが、国際テクノロジーセンターさまで、システムを利用する現場のことを考慮した最良の方法をご提示いただけたと思います。
国際テクノロジーセンターさまには、度重なるディスカッションで多くのアイデアを出していただくなど、非常に長い時間を掛けて当社の業務内容を深く理解いただいたことで、満足のいくシステム構築につながったと思っています。

西武グループ全体で使えるシステムへ

プロジェクト開始当初は、一部門だけの利用検討を進めていましたが、他部門やグループ会社へレビュー展開していくなかで、課題を洗い出し、要件を見直したことで、西武グループ全体で利用可能なシステムに仕上がったと思います。
国際テクノロジーセンターさまには、当社の要望に対して一つ一つ丁寧に検討、多彩なアイデアを盛り込んでいただきました。また、グループ全体で利用するマニュアル作りにもご尽力いただき大変感謝しています。

多くのユーザが利用してはじめてわかる実力

システム化したことによる手応え

本システムは、2021年10月末時点で15,000ダウンロードされています。
従業員約30,000人＋家族＋OB・OGが対象ですので、おおよそ30%か40%くらいは利用していることになると思います。今後、コロナ終息後の利用増に大いに期待しています。

ペーパーレスへ

サービス開始当初は、従来の紙ベースでの併用運用でしたが、現在は一部スマホをお持ちでない方を除き、ほぼ100%に近い形でペーパーレス運用しています。

利用者ファーストで検討されたUX

アプリはとてもシンプルで気に入っています。
ご利用の方からは、わかりやすく、非常に使いやすいという声を多くいただいており、私たちとしても使い方のご説明も実施することもなく、運用業務の効率化につながっています。
サービス開始から今日に至るまで、アプリの利用方法に関するお問い合わせはありません。少なからずお問い合せいただくと思っていましたので、少々驚いています。なお、本システムはスマホをお持ちでない方を考慮して、社内ポータルサイトから利用券を印刷して利用できるようにもなっています。
この点は、ユーザ視点での提案力の奥深さを感じます。

運営を支える安心サポート

スピーディーなサポート

どうしてこういう状態になっているのか、この場合どうすればよいかなど、困った際には一緒に操作しながら教えていただくなど、迅速に対応いただいています。従業員からの問い合わせにも、その日のうちに回答することができ、大変助かっています。

社内のシステム導入検討が活性化

福利厚生だけでもこんな便利なアプリができるんだ！といった波及効果はかなりありました。
社内の他部署でもアプリ化の検討が始まるきっかけとなり、その後も国際テクノロジーセンターさまには色々とご相談させていただいています。

担当者目線では、ペーパーレス化で業務効率化が得られた効果は非常に大きく、年度初めの繁忙期の印刷業務をかなり軽減できたことで、他業務の生産性の向上につなげることができました。

今後の展望、期待、そしてお勧めポイント

今でも十分使いやすいアプリですが、従業員に対する利便性の向上を追求していきたいと思っています。
・どこにどのような施設があるかアプリ内で調べることができる
・観光スポットなど提供する情報を追加する
・管理画面の使いやすさを向上させる

本システムは、各施設の追加やQRコードの発行ができる、そして、すぐ使えるのがとても良い点です。一般的なサービスですと、追加から使えるようになるまで1週間くらいかかるものが多い中、迅速さが求められる現場としては嬉しい対応です。
これからも、本サービスを通じて福利厚生の充実を図ることで、西武グループの事業推進の一助となるよう貢献していきたいと考えています。


お客様名　：株式会社西武ホールディングス
本社所在地：東京都豊島区南池袋一丁目16番15号
設立　　　：2006年2月3日
URL　　　：https://www.seibuholdings.co.jp/